客户需求

管理成本增加

ISO质量体系对ISO文件管理的要求,需要有专门的部门和人员管理,其他部门协同参与,涉及面广。伴随着企业发展、更多体系的建立及传统管理方式的不可复制性,导致管理难度越来越大,投入的人力、物力不断增加,隐性管理成本也在飞速攀升

纸质文件浪费量大,版本多、管理混乱

  • 由于质量部不清楚产品流程,对文件份数的控制不够全面,造成频繁大量申请文件的情况
  • 部分文件制作部门同时也是接收部门,造成反复复印、发放,浪费资源

ISO文件的安全受控

  • 缺乏文件的安全控制,特别是核心机密文件的安全管控、防泄漏
  • 缺乏外来文件/客户敏感文件的有效管控

ISO文件管理要求难以贯彻执行

ISO文件管理要求的贯彻执行,需要有专门的部门和人员,通过一些有效而便捷的方法,不间断跟踪、调整,从而使各种ISO文件在实际执行中,利于各部门人员的运用,并且在实践中不断修正,使之更利于操作

管理规范与效率问题

质量部对文件的轻重缓急程度不清楚,当遇到大量文件发放时,相对较急的文件存在不能及时发放的问题

没有培训管理体系

目前企业的ISO文件培训,都是下发文件给各部门让各部门自行培训。由于缺乏有效的培训工具,培训往往是形式主义,没有做到培训前制定计划、培训后做好总结并保留所有的培训记录的完善培训体系

风险控制与追溯

  • 对于ISO文件没有进行风险控制与追溯,质量部常常打印大量的文件分发下去,而在时效期过后,由于回收难却没有完全回收,往往造成生产部门在使用过期的文件
  • ISO文件常常是经过人工流程进行变更,使用周期较长之后不能追溯ISO文件版本和修改记录,为以后质量问题的追溯造成极大的不便
  • 培训混乱给ISO管理和生产带来了极大的风险
  • 缺乏完善的流程监控机制,目前ISO文件管理流程是编制-标准化(排版)-审核-批准-发放(部门盖章)-回收-作废。但由于是纯人工作业,因此没有专人对整个流程过程进行监控

使用、保管的效率

文件发放量较大、较急时,质量部不能及时进行文件回收,只能要求接收部门自行回收、更新。当接收部门没有及时回收、更新,且不能有效的跟踪时,将造成新旧版文件同时存在,有用错文件的风险

解决方案

所有的ISO文件将通过鸿翼系统实现全生命周期的严格管控,包括文件的创建、审核、培训、发布签收、执行修订、归档、回收废止

创建
审核
培训
发布签收
执行/修订
归档
回归/废止

创建

多样化的ISO文件创建方式,使ISO文件获取更方便、更快捷。支持web端网页ISO文件的上传、客户端client的上传、Office办公软件内部插件Office-add-in的上传、已有标准模板的上传、扫描仪自动获取的上传。

支持成套文件的创建,成套文件里包含主文件和相关联的附件。对成套文件的编辑,如标题名称,可以实现主文件到关联文件的批量处理。

审核

ISO文件发起后,如需要通过审核,绑定相应流程后自动转入审核阶段,并有消息提醒相关审核部门及时办理。支持灵活可自定义设置的审核表单页面和审核流程。审批过程中,如果需要修改,系统支持备注说明退回到编制者重新编制。审核流程可以按照企业组织架构和人事职责复杂程度进行流程的自定义灵活设置,支持电子签章,同时支持支持串签、会签、并签等多种设计模式和流程导入导出。

前端需要充分考虑到用户操作便利性,按照流程的状态和功能进行划分,划分的模块有流程申请、我的待办、我的已办、已归档、我的申请、自定义分组、流程指派、流程撤销。

后台需要完善安全的Manager流程监控管理端,后台可监控所有运行中、已完成和发生异常的流程实例,可查看流程状态、流程变量和详细流程信息。

培训

培训是我们ISO质量管理体系一个重要的环节,所有新文件必须在执行之日前进行培训并记录。文件的使用者和相关人员必须要经过相关培训,所有培训必须要有相关记录比如培训签到表等。

对于需要进行培训的ISO文件,会自动进入待培训列表,ISO管理员可以在待培训列表中添加和修改待培训人员列表和做培训的系统记录。

提供企业电源全方位的培训计划和考试题库,支持岗位培训、职责培训及多维度的培训管理,员工可以在系统里进行考试和评分。

已经全部培训完成的文件可以在已培训文件列表中查看,并且可以查看到具体的培训记录。

发布签收

对于审批完成的ISO文件是需要分发给相关人员的,系统通过邮件和系统消息推送给相关人员,相关人员预览文件后系统自动发送“签收回执”,当所有相关人员签收完后该ISO文件变成已签收状态。

发布和签收需要保证ISO文件和消息传达的及时性、完整性,同时支持电子文件和纸质文件的发布和签收。

执行/修订

文件的有效执行是最重要的环节,文档管理人员定期对文件进行复核,定期向使用部门提供现行文件清单。

原则上ISO文件不能修改,对现行的管理标准:未经变更控制,不得随意改动文字内容;如果需要修改必须经过严格的审批并应由责任人签字,并注明原因和日期。

ISO文件修改很多时候是对它成套文件的修改,包含他的主文件和附件、关联文件。系统支持对成套文件的单个文件修订,并支持版本控制,而旧版文件也将自动进行转移及重新命名归档。

归档

所有ISO文件需要归档保存,所有的现行文件原件或样本均存档于质量管理部门,所有的过时文件也需要保留一份在质量管理部门。

ISO文件一般都是有有效期的,各种归档文件都应该建立台帐以便查找调用。

回收/废止

传统的ISO管理在旧版文件更新后回收难并且周期长。为解决这一问题,系统支持按客户的需求可以对已分发的文件进行回收,可以根据条件设置自动废止或手动废止,比如说文件使用期限到了自动回收废止。文件到期后自动发送提醒,用户还可以按照自己的需要手动延长文件的使用期限。

产品的本质与精髓,源于优秀的客户
全国超过3,000家企业正在使用我们的产品与服务

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